Cómo hacer el inventario de una ferretería sin cerrar el negocio
Nadie puede parar tres días a contar tornillos. Esta es la forma de ordenar el inventario de una ferretería trabajando, empezando por lo que más plata mueve y dejando lo demás para después. Sirvas o no software para hacerlo.
Empezá por el 20% que mueve el 80%
El error clásico es arrancar por la A de la lista y morir en la C. Arrancá por lo que más rota y más plata representa: en una ferretería suelen ser cemento, varilla, tubería, cables, silicona y la tornillería más pedida.
Contá bien ese grupo primero. Si mañana el sistema solo tuviera ese 20% cargado con precios correctos, ya te habría resuelto la mayor parte del problema.
El resto se carga sobre la marcha, a medida que se vende o se repone. Es más lento en el papel y muchísimo más rápido en la vida real, porque no exige parar.
Cada referencia necesita cinco datos, no veinte
La tentación es llenar cuarenta campos por producto. No lo hagas: es lo que hace que la carga nunca termine.
- Un código que puedas buscar rápido, aunque sea el del proveedor.
- Un nombre con la medida adentro, porque en ferretería la medida ES el producto.
- El costo, para poder saber después si ganás.
- El precio de detal y el de mayorista, con la cantidad desde la que cambia.
- La cantidad que hay hoy. Real, no la que debería haber.
El nombre importa más de lo que parece
Quien busca en el mostrador con el cliente enfrente no recuerda códigos: escribe lo primero que se le viene. Si el producto se llama solo "tubo PVC" vas a tener veinte resultados iguales y vas a elegir mal.
Poné la medida y la característica que lo distingue en el nombre, siempre en el mismo orden. Media pulgada antes o después, pero siempre igual en todos.
Esa consistencia es lo que después te deja encontrar cualquier cosa en dos segundos, y es gratis: solo hay que decidirlo antes de empezar a cargar.
Definí el mínimo mientras contás
Ya que estás mirando cada producto, anotá cuánto es poco. Es el dato que después convierte el inventario en algo útil en vez de una foto vieja.
Sin un mínimo, el reabastecimiento sigue siendo llamar al proveedor cuando el producto ya se acabó, que es exactamente cuando el cliente se lo lleva de la competencia.
Qué hacer con lo que sobra y con lo que falta
Cuando cuentes vas a encontrar diferencias. No las ignores ni las corrijas en silencio: ahí está la información más útil de todo el ejercicio.
Falta mercancía casi siempre por tres razones: se vendió sin registrar, salió en una entrega y nadie la descontó, o se rompió y nadie lo anotó. Cada una tiene una solución distinta, y por eso importa saber cuál es.
Sobra mercancía cuando se compró y no se cargó, o cuando una devolución volvió al estante sin volver al sistema. Es menos dramático, pero desordena igual.
Y aparte está el producto muerto: el que lleva meses quieto. Ese no es un error de conteo, es plata parada en un estante, y verlo es la mitad de la razón para hacer inventario.
Contá seguido y poco, no una vez y todo
El inventario anual completo es un ritual que casi nadie sostiene y que igual queda desactualizado en marzo.
Funciona mejor contar un grupo chico por semana, rotando: esta semana silicona, la otra tornillería. En un par de meses recorriste todo sin parar un solo día, y encontrás las diferencias cuando todavía se pueden explicar.
Qué cambia cuando el inventario está en un sistema
Ordenado en papel ya es mejor que nada. La diferencia con tenerlo en un sistema es que deja de depender de que alguien lo actualice.
La venta descuenta, la compra suma, la devolución vuelve a entrar. Y el precio que se cobra sale del producto y no de la memoria de quien atiende — que es donde más plata se pierde sin que nadie lo note.
Preguntas frecuentes
- ¿Tengo que cerrar la ferretería para hacer inventario?
- No, y conviene que no lo hagas. Contá primero el grupo que más rota y más plata mueve, y cargá el resto a medida que se vende o se repone.
- ¿Cada cuánto conviene contar?
- Mejor un grupo chico por semana, rotando, que todo una vez al año. Así encontrás las diferencias cuando todavía se pueden explicar.
- ¿Qué datos mínimos necesita cada producto?
- Código, nombre con la medida adentro, costo, precio de detal y de mayorista con la cantidad en que cambia, y la cantidad real de hoy.
- ¿Sirve hacerlo en una hoja de cálculo?
- Para empezar, sí, y es mejor que no tener nada. El límite aparece cuando la hoja depende de que alguien la actualice después de cada venta.
Si querés que te ayudemos a cargar tu inventario sin parar el negocio, escribinos.